会社案内パンフレットはすべての会社にとって必要なツールのひとつです。パンフレットの出来不出来で売上に響くものです。見栄えがよければ売上がよくなるというものではありません、会社案内をつくる上で、自社の商品やサービスを相手に解りやすく伝えることができることがとても重要なことです。
あなたが会社案内制作の担当者になったら、まず何から手をつけていけば良いのか順を追って説明します。会社案内の役割や重要度はそれぞれの会社によって異なりますが、ここでは基本的に押さえてくべき項目や何をどのように考えるべきか、制作する上で重要な社内コミュニケーション方法や外部の制作パートナーの選び方など具体的な例を交えて紹介します。
会社案内の目的
営業案内としての会社案内
会社案内はその名の通り、相手にあなたの会社の案内をするものです。その多くが事業内容・サービスや商品の紹介、代表者の挨拶、ビジョン、そして会社概要データといった内容で構成されています。あなたの会社の営業担当者が初めて訪問する取引先企業やお客様に対して自社紹介するときに使われるものです。そのとき、あなたは相手からどのように見られたいと思いますか？きっと多くの方はお客様から、安心・信頼・興味・関心をもってもらいたいのではないでしょうか。その一方でお客様側は、自分や自社に関係のあることや興味のあることしか知ろうとしません。営業案内としての会社案内は、伝えたいことがたくさんあったとしても、お客様が知りたいことが伝えられなければ、役目を果たすことができません。お客様に興味をもっていただき、新規取引できることが営業案内としての会社案内の最大の目的です。
入社案内としての会社案内
人材は企業にとって宝です。新卒採用・第二新卒採用で優秀な人材を採用することは企業の存続にかかわるといって過言ではありません。人事担当者はいかに自社に興味をもってもらい入社してもらうか日夜悩んでいることと思います。求職者側からみると会社選びは、自分の人生や生き方を選ぶことと同じです。労働時間や給与など待遇面だけではない、その会社の姿勢や目指すこと、そして働いている社員の姿などに共感できることが、リクルーティングの決め手となります。入社案内としての会社案内づくりは、それだけでも多くの制作ポイントがあるので、それは別の記事で紹介することとします。
制作担当になったらするべきこと
客観的な立場で取り組もう
あなたが会社案内の制作担当者に選ばれたら、まず最初に持つべきスタンスは「ニュートラルな立場」です。自社の良い部分や強みを打ち出したいという熱い想いは、いったん心の引き出しにしまっておきましょう。会社案内の決裁者である社長の熱い思いも、一緒に心の引き出しに入れておきましょう。その理由は、会社案内を見る側のお客様から見ると、経営者の熱い想いとは裏腹に、自社との取引でビジネスチャンスがあるか、パートナーとして選ぶメリットがあるかなど冷静に見ているからです。情報の発信側と受信側の温度差が大きいとコミュニケーションは成立しません。あなたが担当者になったら、自社とお客様の中間地点にたって、お客様が求める情報を伝えられるように客観的な立場を崩さないようにしましょう。
各部署のキーマンとのコミュニケーションが大切
社員数が数人の会社の場合、会社案内を社長自ら制作担当することがありますが、数十人から数千人以上の会社の場合は、総務部や経営企画部・広報部が担当部署になることでしょう。サービスが多岐にわたる場合や多部署の組織、さらに支社や店舗数が多い場合は、全社員が一丸になって会社案内制作に取り組むというのは現実的には難しいもので、主要な部署の代表の社員とコミュニケーションをとりながら制作することになります。このときに大切なことが、各部署の誰とコミュニケーションをとるかです。表向きには部長や室長が窓口になってくれる場合がありますが、管理職の方は実務はやらないことが多いので、その下で実務に動いてくれる方がキーマンになります。その人とのコミュニケーションがとても重要になりますが、各部署のキーマンにとっては会社案内制作はコア業務ではないので、積極的な協力を仰ぐことが難しいのが実態です。そこで、プロジェクト開始の初期段階でキーマンには、所属部署のメリットに繋がることを伝えましょう。たとえば営業部だったら「一人ひとりの営業担当者が使いやすい会社案内を一緒につくりましょう」とか、製造部のキーマンなら「製品開発に込めた想いをパンフレットに掲載したい」など、各部署の琴線に触れる言葉を選んでコミュニケーションをとりましょう。
目的に合った制作会社の選び方
社員の協力を得られる体制がとれたら、次は会社案内パンフレットをカタチにするための外部会社の協力が必要です。これまでにパンフレットやツール類を依頼してきた取引先があればそこに頼むのが、あなたの会社のことを理解しているので一番よい選択かもしれません。もし新規で依頼先を探すことになった場合のたために制作会社の選び方をご紹介します。会社案内制作の依頼先は主に「印刷会社」「デザイン会社」「フリーのデザイナー」が考えられます。それぞれにメリットや得意不得意がありますので、あくまでもあなたの会社の目的に合わせて選びましょう。
「印刷会社」
営業担当が中心になってプランナーやデザイナーとチームを編成してくれます。印刷物として完成するまで、そして支店や店舗などへの分納や在庫ストックなどハンドリングも任せることができます。あなたの会社がパンフレット制作だけでなく、印刷から運用までまるごと依頼したい場合には最適なパートナーです。
「デザイン会社」
いわゆる制作業を生業にしいてる会社で、プランナーやアートディレクター、クリエイティブディレクター、デザイナー、コピーライターなどクリエイターが所属しています。あなたの会社がパンフレットでの伝え方（デザイン・コピー）から提案を望む場合に最適なパートナーです。
「フリーのデザイナー」
個人でデザインを職業としている方で、個人ならではの融通がききやすいメリットがあります。あなたの会社が、パンフレットのコンセプトやコピーを用意できる場合には、デザインのアウトプットを頼むパートナーとして最適です。
会社案内制作の流れ
①企画・立案
コンセプトワーク：
こんな会社案内にしたいというぼんやりとしたアイデアを具体的な言葉に落とし込む作業です。まずは会社案内の目的を明確にします。たとえば、新規取引先を開拓するためのものか？既存顧客に改めて自社のサービスを伝えるためのものか？人材採用目的か？ここをしっかりと決めて、何を訴求するのかを考えて言語化します。この工程は可能な限り具体的にする必要があります。たとえば「ホームページからの問い合わせに営業担当者が使う会社案内を目的にする」といったように、具体的な言葉にするとブレません。
構成・デザインの方向性を検討：
コンセプトに基づいてページ構成を考えます。表紙から順に総論から各論へと流れるのが一般的ですが、お客様の知りたい内容がサッと見られるように構成をつくることがポイントです。デザインテイストを決めるのは、とても重要な工程です。お客様はパッと見で判断することが多いです。「内容さえよければデザインは二の次でも、、」という考えでは、そもそも見られません。華美な表現は必要ありませんが、見る人がすぐに理解できるデザインを考えるのは重要です。
素材を検討：
どんな素材（テキスト・写真・イラスト・図表など）が必要かを検討します。リアルな商品や社員の姿を伝えるのであれば写真がオススメですが、写真では伝わりにくいサービスなどはイラストやグラフなどを多用することで伝わりやすくなります。
仕様の決定：
一般的な中綴じ型のパンフレットや片観音・両観音型など体裁によって伝わり方が変わってきます。またA4サイズの縦型の冊子は一般的ですが、横型にしてみたり、正方形にしたり、アイデアしだいで様々な仕様が考えられます。
スケジュールの策定：
スケジュールは納品日から逆算して策定します。納品日から遡って、発送・製本加工・印刷・色校正・印刷入稿・校了、というようにそれぞれ何営業日必要か計算しながらつくります。余裕のないスケジュールを立てると、途中の工程で予定通りに行かなくなり、以降のスケジュールをすべて組み直しになることもあります。印刷の工程は、工場の印刷機の予定を押さえる必要があるので、直前の組み直しになると余計なコストが発生することもあるので、予め余裕をもったスケジュールをつくりましょう。
費用（見積もり）：
会社案内の仕様と部数が決まったら制作会社や印刷会社に見積もりを依頼しましょう。信頼できる会社と長く取引しているのであれば一社からの見積もりで良いと思いますが、２〜３社から相見積もりをとるのが一般的です。ただし、価格だけで依頼先を決めてしまうのは少々リスクがあります。とくに企画やデザインの項目は、依頼者側が原稿を書くのかどうか？ページ構成をつくるのはどちらか？など見積もり項目にどこまで含んでいるのか確認した方がいいでしょう。
②原稿作成
原稿作成：
コピーを社内スタッフが書くのか外部ライターに依頼するか決めます。外部ライターの場合、自社の特長や訴求ポイントについて事前にオリエンテーションする必要があります。また会社案内用のコピーだけ依頼するのか？会社全体のスローガンコピーを依頼するのか？さらにMVV（ミッション・ビジョン・バリュー）の策定から依頼するのかで期間と費用が大きく変わりますので、どの範囲を依頼するか決めましょう・
取材：
代表者のご挨拶や社員インタビューなどのコンテンツを掲載する場合はライターによる取材が必要です。事前にヒアリングシートを用意しておくと当日スムーズに進行します。また取材を通じて何を聞き出せれば良いかを予め決めておくと意図通りの原稿を作成できます。
撮影・素材作成：
代表者や社員の撮影、商品やオフィスの風景、ビルの外観など自社を視覚的に伝えるためにカメラマンによる撮影を実施しましょう。またロゴマークのデータや既存写真の手配、イラストや図の作成などデザインに使う素材を準備します。
原稿整理：
テキスト原稿のほかに写真データやロゴデータ、イラスト・図など原稿をそれましょう。この段階になったらデザイナーに素材提供しましょう。
③デザイン作成
レイアウト・DTP作業：
整理した原稿をベースにデザイナーがレイアウト作業をします。ただ並べるだけではなく、伝えたいことは何か、どうすれば理解しやういレイアウトになるか調整を繰り返しながらデザイン・レイアウトをします。完成したら初校（1回目の校正用原稿）を提出します。
校正：
仕上がった初校を詳細にチェックする工程です。個人名や商品名などの固有名詞、沿革の年月や価格などの数字、自社の住所・電話番号・メールアドレス、特に取引先の社名の表記に間違いがないか注意しましょう。必要に応じて再校を出してもらい、直し漏れがなくなるまで確認します。
④印刷・製本
入稿：
印刷会社にデザインデータを渡すことをいいます。一般的にはメール添付や転送サイト、クラウドでの共有で受け渡しをします。
色校正：
実際に印刷した時にどんな色味になるか見本刷りをして確認します。予算や色味へのにこだわによって色校正をとるかどうか決めますが、食品・化粧品・アパレル・住宅などの業界は色味で売上が変わるので色校正は必須といえます。
印刷：
色校正を確認したあとは、印刷の工程に入ります。
製本：
印刷完了後、製本加工して納品されます。
売上を上げる会社案内を作る3つのポイント
自画自賛は売上につながらない
会社案内パンフレット掲載の内容が、取引するお客様にとってどのようなメリットがあり課題解決につながるか、ぱっと見ただけでも大まかに理解できて、踏み込んでよく読めば、さらに理解が深まるものが理想の会社案内のあり方です。一方で自社製品・サービスの特長を伝えるために、発信者側の一方的な内容の会社案内ではお客様には何のメリットも伝わらず興味をもってもらえません。ありがちな落とし穴が、自社の強みを打ち出したいばかりに自画自賛な内容になってしまうこと。たとえば、競合他社との差別化ばかりを追求したアプローチになってしまいお客様の求める内容と大きなズレが生じてしまったという失敗例もあります。ここは制作担当者として客観的な立場にたって、新規契約、新規取引の第一歩は、相手が求める情報を正しく届けることから始まると肝に銘じましょう。
注力すべき掲載内容
会社案内を手に取った相手は、表紙をめくって1ページ目から順番に最後のページまで一字一句読み込んでくれることはまずありえません。パラパラとめくりながら気になるページで手を止めて、キャッチコピーと写真などのメインビジュアルをみて、さらに興味があれば、そこではじめて詳細を読みます。
上手な会社案内制作のコツは、大切な掲載項目を目に留まるようにつくることです。
情報発信側としては企業ビジョンや代表あいさつなどに注力しがちですが、お客様側が知りたい情報はとてもシンプルなもので、つぎの3つに集約されます。
1.会社概要
会社の所在や設立・代表者・沿革などが掲載されたいわゆる基本データです。パンフレットの最終ページやあえて最初のページに掲載されます。別紙ペラとして1枚ものでパンフレット差し込みの形態もあります。一見大したことのない内容に思いますが、じつは会社案内で最も重要で一番見られるページです。この内容をおざなりにすると、会社の実態が伝わりきらないのでここはひとつ注力して内容をまとめましょう。ただ文字をレイアウトするだけでなく、見やすい表組みに仕上げたり、所在地は地図を描き起こしたり、社屋写真を入れるなど表現に工夫を凝らすとより伝わりやすくなります。
2.事例紹介
これまでの取引実績やソリューション事例など、実際に培ってきた実例を誇張することなく掲載すると、お客様には親近感をもって読まれます。お取引上で差し支えがなければ取引先企業の社名や商品名を掲載するとリアリティが増すので、より説得力のある会社案内になります。また事例紹介をお客様の声として紹介することも良い方法です。
3.商品・サービス
これは情報発信するあなたの会社が一番伝えたいものですし、お客様側も取引するうえで欠かせない情報になります。これは少しでも解りやすく情報を整理してまとめましょう。有形の商品でしたら写真を掲載するのは必須です。無形の商品だとしても図解や概念図など少しでもビジュアル化する工夫をしましょう。また写真や図にはキャプション（簡単な説明文）を入れることでお客様への理解が深まります。
コーポレートサイトにも使えるように
会社案内パンフレットの作り方を紹介してきましたが、印刷物としての会社案内だけではなくWebサイトで会社の情報発信することも重要です。会社案内でとりまとめた内容や情報をコーポレートサイトとして最適なかたちで使えるようにしましょう。そうすることで会社の売上に貢献することができます。ここで気をつけたいことが、紙媒体の会社案内とWeb上のコーポレートサイトは使われ方が異なるということ。紙媒体は表紙から順にパラパラ見て全体像をなんとなく伝えることができますが、Webサイトはトップページから見られるとは限らず、必要なページだけピンポイントでアクセスされます。コーポレートサイトの作り方はまた別の記事で紹介しますが、ここではコーポレートサイトにも流用を前提に会社案内パンフレットを作るように心がけましょう。
まとめ
会社案内パンフレットはリーフレットやチラシなどの販促ツールとは異なり、1年に何度も作り変えるものではなく、短くても1年に一度、長いと数年は使い続ける大切な営業ツールです。せっかく作るのですから、あれもこれも掲載したくなるものですが、あくまでもお客様側が知りたい情報が解りやすく掲載されているものが良い会社案内です。お客様に安心と信頼がつたわり、新しい取引が成立することで事業の売上につながるものです。
この記事が制作担当になった方のお役に立てれば幸いです。
また、具体的な相談がありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
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株式会社ジム 代表取締役 久保木肇
※現在、テレワーク中のため担当者の携帯電話にお願いします。
